Chatbots para actividades formativas

La pandemia obligó a reestructurar el ámbito educativo tal y como lo conocemos. Incluso los colegios y las universidades, mayoritariamente con actividades presenciales, tuvieron que centrar todos sus esfuerzos en lo digital.

Las páginas web tradicionales ya no daban respuestas, los correos electrónicos quedaban en la bandeja de entrada sin leer durante días y las llamadas telefónicas rara vez encontraban respuesta.

En un mundo donde ganar o perder un solo cliente puede marcar la diferencia, no puedes hacer que tus potenciales clientes acaben frustrados, sin encontrar la respuesta que venían buscando y que otro sí le puede dar. Pero tampoco puedes darte el lujo de tener un ejército de empleados listos para responder a todas las preguntas porque sencillamente no es rentable.

Para responder adecuadamente a los estudiantes y a los progenitores, las instituciones educativas deben poder conectarse y comunicarse con ellos en tiempo real y ahí es donde el chatbot hace el resto.

En términos de estrategias de marketing para la educación, la implementación de esta tecnología significa acelerar y mejorar la experiencia entre un prospecto que aprende sobre tu escuela o centro formativo y la solicitud. Como venimos diciendo en otros artículos,‍ no se trata solo de volverse digital, sino de hacerlo de la manera más humana posible.

Marketing conversacional: Adopción de chatbot de ciclo completo

El secreto del éxito está en adoptar un enfoque conversacional que abarque todo el proceso, desde el primer contacto hasta el compromiso del cliente con nuestra marca y capacidad de retención. El proceso bien llevado, podría identificarse con las siguientes fases.

• Compromiso. En esta fase inicial, se trata de que los futuros estudiantes interactúan con nuestro centro de manera inmediata, con independencia de si están en la web, en redes sociales o en WhatsApp.
• Cualificación. Se trata de saber quiénes son tus potenciales clientes, tanto a nivel individual como colectivo. Hay que saber qué les interesa y qué necesitan en cada momento de su relación contigo. Se trata de hacer las preguntas correctas para, con ellas, guiar a los futuros estudiantes y padre hacia las personas o recursos correctos.
• Recomendación. Esta fase tiene que ver con tratar de aprovechar lo aprendido en el proceso de cualificación para lograr que los prospectos actúen conforme esperamos de ellos.
• Soporte. Queda relegado a la última posición, aunque su importancia no es menor, pues se encuentra en cada fase del viaje del usuario. El uso del marketing conversacional te permite responder preguntas y dudas de manera inmediata, con independencia de la fase del proceso en la que se encuentre el cliente.

Entonces, ¿cómo puedo aprovecharme de un chatbot como herramienta de comunicación y marketing?

Formas de aprovechar los chatbots en la educación superior

Los chatbots son compañeros poderosos que pueden ayudarlo a optimizar sus esfuerzos de marketing en múltiples niveles.

Obtenga más información sobre su audiencia

Gracias al rastro que dejan los visitantes de tu web, puedes obtener una información importante. Sabrás cuántos prospectos aterrizaron allí, desde dónde llegaron, cuánto tiempo pasaron, si hicieron click, de dónde son… Sin embargo, todos estos datos no van a servirte para saber ni sobre sus necesidades ni sobre sus preferencias.

En cambio, gracias a un chatbot vas a poder llevar a cabo miles de conversaciones recopilando datos cualitativos como los siguientes.

• Qué es lo que realmente busca.
• Cómo de interesado está en matricularse en tus cursos.
• Qué dudas le están surgiendo en el proceso.

Seguramente, en algún momento te hayas planteado redactar un formulario para recopilar toda esa información. Y está muy bien, pero debes tener en cuenta que no todo el mundo va a querer dedicarle tiempo a rellenarlo.

Los chatbots en este sentido funcionan mejor porque son proactivos, es decir, en ningún caso esperan que los alumnos den el primer paso. Al ser una conversación, la información es bidireccional y mientras que el chatbot resuelve dudas, también va respondiendo a las dudas más frecuentes de manera inmediata. El empleo de elementos de marketing conversacional te ofrece la posibilidad de responder a las consultas más comunes al instante.

Cuanta más información logres recopilar sobre tus visitantes, más específica y personalizada podrás hacer su experiencia y más probabilidades tendrás de crear una impresión duradera entre los competidores.

Habla con tus alumnos allí donde estén

Una estrategia de comunicación eficiente no es aquella que genera el mejor contenido y se sienta a esperar, es aquella que acude en búsqueda de sus prospectos. Dicho de otro modo, es la que debe empezar a comunicarse con sus prospectos teniendo presencia en sus canales y hablando el mismo idioma.

Para empezar, hay que echarles un vistazo a las métricas, para saber desde dónde estoy generando el tráfico. Si bien Google es una excelente fuente, cada vez más, sobre todo entre la gente más joven, las redes sociales juegan un papel importante al igual que las entradas directas. Pero es que, en el caso de cursos formativos, el boca a boca, es la mejor herramienta de marketing. Ese boca a boca pasa por las redes sociales y por aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp. Sin embargo, todavía vemos que muchos centros siguen “dependiendo” del correo electrónico como canal de comunicación más utilizado.

Obviamente que hay que explotar esta vía, faltaría más, pero no te detengas ahí. Tienes que demostrarles a tus alumnos que estás presente allí donde están ellos y para eso, no hay nada mejor que estar en WhatsApp o Instagram. Estar donde están tus prospectos te da ventaja, te permite aprender de ellos para mejorar también en los canales tradicionales como la web o el correo.

Impulsa el compromiso de una forma más humana

En el punto número uno, mencionábamos cómo puedes aprovechar los chatbots para aprender más sobre tu audiencia. Ahora que sabes un poco más, el siguiente paso consiste en usar este conocimiento para mejorar la experiencia de tus futuros estudiantes.

Por ejemplo, puedes averiguar qué páginas son las preferidas por tus clientes potenciales y cómo se comportan cuando llegan. En base a eso, puedes diseñar una conversación que les permita avanzar sin problemas al siguiente paso, que bien pudiera ser reunirse con alguien de secretaría para preguntar más sobre un curso, módulo o titulación específica.

Una vez que haya identificado las páginas clave, asegúrate de sustituir los tediosos formularios en línea por chatbots. De esta manera, hacer clic en un CTA dará como resultado una conversación con interacciones inmediatas, en lugar de que completen un formulario sin saber cuándo recibirán una respuesta suya.

Por último, pero no por ello menos importante, también puedes usar chatbots para conectar a los estudiantes con el personal docente. En este escenario, el bot actúa como un recepcionista que descubre lo que el visitante quiere y, en base a eso, lo dirige a la persona/departamento correcto. De esta manera, todas las interacciones con su personal son eficientes, ahorran tiempo y son de alta calidad. El bot responde las preguntas más comunes o, si no puede hacerlo, se asegura de que los prospectos hablen con la persona adecuada desde el principio.

La parte importante de todo plan de marketing es involucrar a tantas personas como sea posible. Los chatbots de ámbito educacional pueden hacer precisamente esto. La diferencia es que pueden hacerlo de forma individual, involucrando a cada persona en el momento en que su presencia sea necesaria y aporte un valor añadido.

Elimine la fricción de su proceso de solicitud

La temporada de nuevas matriculaciones es, a buen seguro, uno de los momentos del año en los que más interacciones con posibles alumnos vas a tener. En este momento clave de la temporada, la tecnología conversacional puede serte muy útil para administrar y acelerar el proceso de las solicitudes.

Por ejemplo, puedes aprovechar WhatsApp para, utilizando bots basados ​​en reglas o IA, enviar recordatorios automáticos o seguimientos a aquellos que en algún momento mostraron interés en algún curso. Puedes ayudarlos a comenzar y completar el proceso respondiendo preguntas y brindando orientación sobre los canales a los que acceden diariamente.

Además, los bots siempre van a estar disponibles para hablar con un posible estudiante. Los chatbots, en general, hacen un gran trabajo al ayudar a los visitantes a completar tareas en un sitio web de manera rápida y sencilla. Son verdaderamente útiles a la hora de proporcionar información al instante, liberando de este repetitivo trabajo al personal de secretaría. sin acumular una carga adicional para el equipo administrativo. 

Dale vida a tu marca

Independientemente del tamaño o de las materias que se impartan en su centro, tu estrategia de marketing debe destacar sobre las demás.  El marketing conversacional te ofrece una oportunidad única de ir más allá del logotipo y los colores de la escuela para expresar tu identidad, tu marca. Los asistentes conversacionales tienen el poder de transmitir la emoción y la personalidad que mejor capturan su organización y la experiencia de los estudiantes que están a punto de adquirir.

Esta personalidad y emoción pueden estar presentes desde el primer punto de contacto durante todo el proceso, asegurando que haya una conexión única desde el principio.