Nos hemos decidido a escribir este artículo obviamente porque comercializamos este servicio y también, porque hemos visto que aún en 2022 no son pocos los clientes que siguen usando el modo tradicional para el envío de faxes.
Gracias a Ublux, tu empresa ya no necesita una máquina de fax para enviar y recibir documentos importantes que requieran ser firmados. Ahora puedes enviar faxes a través de internet, como si de un correo electrónico se tratara.
¿Qué es el envío de faxes en línea?
El envío de faxes en línea es la versión moderna del formato tradicional. Supone una evolución tanto en cuanto para su uso basta con tener conexión a internet en tu ordenador o dispositivo electrónico, mientras que para el fax tradicional era necesario una línea telefónica y un hardware que permitiera el envío del mensaje.
Ventajas del envío de faxes en línea
El uso del fax en línea tiene muchas ventajas en comparación con el envío de fax tradicional, por lo que vamos a explicar los más básicos, aunque pueda resultar algo obvio.
- Sin necesidad de hardware: el envío de faxes en línea elimina la necesidad de tener una máquina de fax y pagar, además de por la máquina, por la línea propia de fax que debes tener. Si no hay hardware, no hay posibilidad de que se pueda estropear, por lo que no tendrás que gastarte dinero en arreglos o mejoras.
- Ahorro: tan lógico como si doy de baja una línea, ya no la tengo que pagar y, por lo tanto, estoy ahorrando. El único coste adicional es el de internet, pero en estos tiempos eso no supone ningún añadido.
- Confidencialidad: muchos faxes contienen documentos legales con detalles confidenciales que deben permanecer en el más riguroso secreto. El hecho de poder enviarlos directamente desde el correo elimina los riesgos de que alguien pueda acceder a esa información. Todo lo que tienes que hacer es enviar un correo con el número de teléfono del destinatario y el nombre de dominio proporcionado en la línea de dirección.
- Envíos internacionales: debido a que el envío de fax en línea no requiere una línea de teléfono exclusiva, sus datos no se transfieren a través de la red telefónica tradicional, por lo que, gracias a internet, puedes enviar documentos legales a cualquier rincón del planeta.
Dependiendo del proveedor, el software de fax a través de internet puede venir con unas u otras características y funcionalidades. Sin embargo, estas son algunas de las más destacadas.
- Entrega múltiple: esto permitirá un aumento significativo de la productividad de la oficina, al permitir que las empresas envíes faxes a varias direcciones al mismo tiempo.
- Movilidad: siempre que cuentes con internet y un dispositivo electrónico podrás programar, enviar y recibir faxes estés donde estés.
- Firmas electrónicas: dado que el fax se usa principalmente para intercambiar documentos o contratos legales, es imperativo legal contar con la función para firmar digitalmente estos documentos o la posibilidad de importarla de manera sencilla e intuitiva.
- Uso compartido de archivos grandes: cuando envías documentos a través del correo, es posible que, si éstos tienen un tamaño demasiado grande, no se puedan enviar. Con el envío de faxes en línea, es posible enviar archivos de cualquier tamaño, vídeos, imágenes de alta resolución, archivos de audio… lo que quieras.
Llegados a este punto y, sabiendo lo que ya sabes, no hay necesidad de seguir usando una máquina de fax de manera habitual. El costo de enviar el fax en línea es inexistente y viene incluido dentro de las funcionalidades que ofrece Ublux.
Y si la seguridad es una preocupación, despreocúpate. La centralita en la nube de Ublux está basada en un sistema de seguridad Asterik 16, con protocolo TLS, clave RSA de 2048 bits de longitud, por lo que en este sentido, puedes estar tranquilo que será prácticamente imposible que nadie acceda a tus comunicaciones.
Todos los beneficios, sin desventajas
Razones a favor de usar el fax en línea hay muchas, objeciones ninguna. Supone un ahorro de dinero considerable, la seguridad en las comunicaciones está garantizada, el tamaño de los archivos a compartir es mayor, no ocupa espacio ni hay que repararlo, puedes enviar varios documentos a la vez en un mismo fax y así hasta un largo etcétera.
Con todo a favor, la única explicación lógica de por qué la gente no lo utiliza, es porque desconoce su existencia.